Quelle stratégie adopter pour limiter ses impayés ?

Un impayé, est-ce un enfer ou une opportunité ?

 

La réponse est souvent un « enfer », une situation inextricable qui mène à des difficultés de trésorerie, voire à la cessation des paiements et la liquidation.

Sur ce point, les chiffres de ces 5 dernières années ne sont pas très encourageants. En effet, le Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce a recensé l’ouverture de plus de 228 500 procédures collectives, soit 10 fois plus que sur la période de 2010 à 2014 cumulées (environ 27 100 procédures).

Ces procédures sont souvent synonymes de cessation de l’activité et perte de cette source de revenus.

Pis encore, selon le statut juridique sous lequel il exerce son activité et les garanties prises par les créanciers, l’entrepreneur s’expose au risque de se voir actionné personnellement en paiement pour pallier le manque de trésorerie de son entreprise.

Pour éviter de se retrouver dans cette impasse économique et juridique, si le choix de la structure juridique (autoentrepreneur, société, etc.) n’est pas à négliger, il convient aussi et surtout d’être très vigilant et rigoureux tout au long de la relation d’affaires avec le débiteur.

Plus le cadre contractuel sera précis, plus les actions en recouvrement menées seront efficaces !

Pour limiter efficacement ses risques d’impayés, il est nécessaire de définir une stratégie de recouvrement et, en premier lieu, d’identifier en amont les situations potentiellement à risques.

 

1. Anticiper les risques d’impayés dès le stade des négociations

Dans de nombreuses hypothèses, l’entrepreneur ou le commercial peut limiter le risque d’impayés avant la conclusion du contrat.

Il s’agit à ce stade de se renseigner sur la santé financière de son potientiel débiteur et sa fiabilité.

Dans le cas d’une entreprise ou d’une société, la date de création, le chiffre d’affaires, mais aussi l’information selon laquelle l’entreprise fait l’objet d’une procédure collective sont des éléments utiles à connaître pour prendre, au besoin, des garanties.

Si la personne est déjà cliente et en défaut de paiement à l’égard de l’entreprise, il peut être utile de réclamer une garantie de paiement ou la régularisation immédiate, avant de délivrer une nouvelle prestation.

 

2. Prévenir les impayés lors de la conclusion du contrat

Le contrat est la Loi des parties. Plus le contrat sera précis, détaillé et clair, moins il sera sujet à discussion.

Quelle que soit la forme du contrat, il est important d’y faire figurer des informations précises au titre des modalités de règlements et notamment :

  • Modes de paiement acceptés (espèces, carte bancaire, virement, etc.) ;
  • Nombre de versements acceptés ;
  • Délais de paiement avec ou sans échéancier ;
  • Pénalités (mise en œuvre, taux et mode de calcul),
  • Etc.

La stipulation de clauses particulières peut également être un moyen efficace pour inciter le mauvais payeur à régulariser la situation ou, à défaut, pour éviter que la dette ne s’aggrave (déchéance du terme, réserve de propriété, clause résolutoire, etc.).

Enfin, selon l’enjeu financier du contrat et les risques, la prise de sûretés (par exemple : le cautionnement, le gage, le droit de rétention, le nantissement, hypothèques, etc.) peut-être indispensable.

 

3. Ecarter les risques d’impayés au stade de la délivrance de la chose ou de la prestation

Il est indispensable de délivrer sa facture détaillée immédiatement après avoir délivré une prestation.

Beaucoup d’entreprises tardent à éditer leur facture après avoir réalisé leur part du contrat ou ne prennent pas la peine de facturer leur client au fur et à mesure de l’exécution.

Le premier cas est à bannir pour les deux raisons suivantes :

  • Par sa négligence, le créancier se met en risque… avec lui-même, car il prend le risque d’oublier d’envoyer sa facture à son débiteur.
  • Pis encore, cette négligence fait souvent naître dans l’esprit de son client le sentiment selon lequel « puisqu’il n’est pas très regardant sur sa facture, il ne le sera pas non plus sur le règlement ».

Le second cas fait plutôt écho au paragraphe précédent relatif à l’organisation de la vie du contrat dès sa souscription. Si le contrat s’étend dans la durée ou qu’il contient des échéances successives, prévoir dès la signature de la convention plusieurs échéances de règlement présente notamment deux intérêts :

  • Un intérêt psychologique pour le débiteur, car il rechignera moins à payer quatre fois 900 € qu’une fois 3 600 €.
  • Un intérêt économique pour le créancier, car en cas de défaut de paiement de l’une des échéances il pourra suspendre sa prestation jusqu’à la régularisation de la situation voire rompre la relation contractuelle.

Par référence à l’exemple précédent, si la situation d’impayé intervient lors de la 2e échéance, alors la trésorie du créancier sera impactée de 900 €.

Si au contraire, le créancier a exécuté son engagement contractuel jusqu’à son terme, alors l'impact sur sa trésorerie sera de 3 600 € – 900 € (1re échéance payée) = 2 700 €.

La nécessité d’une facturation au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de l’exécution des prestations est d’autant plus importante qu’il s’agit là du point de départ de l’action en paiement.

Depuis ce récent revirement de jurisprudence, le jour de l’établissement de la facture importe peu désormais !

En clair, l’action en recouvrement peut être prescrite avant même l’établissement de la facture si celle-ci est trop tardive !

 

4. Quelle fréquence pour les relances ?

En matière de recouvrement de créances, il faut être vigilant et réactif.

Tout créancier possède deux ennemis :

  • Le temps, car une fois le délai de prescription expiré, une action judiciaire sera irrecevable et les espoirs d’un règlement spontané seront quasi-nuls.
  • Les autres créanciers et tout particulièrement les créanciers dits "privilégiés" car, en cas de liquidation, un créancier disposant d’une garantie (légale, conventionnelle ou judiciaire) sera payé par préférence face à celui qui n’en possède pas. Ce dernier, appelé créancier chirographaire, sera payé après les autres et s’expose ainsi au risque de voir sa facture définitivement impayée pour défaut d’actif de son débiteur.

Il faut donc garder en tête l’expression « premier arrivé, premier servi » !

S’il n’y a pas de règle ou de formule magique dans la gestion des relances, il est certain que les premiers mois sont cruciaux. Il faut donc suivre régulièrement les factures et les encaissements.

Cela étant, le processus suivant peut par exemple être mis en œuvre :

  • Un mail ou un SMS d’information quelques jours avant le jour de l’échéance ;
  • J + 15 : premier courrier de relance avec rappel des sanctions (pénalités, déchéances, etc.) ;
  • J + 30 : second courrier de relance doublé d’un appel téléphonique ;
  • J + 45 : lettre de mise en demeure d’avoir à régulariser la situation sous quinzaine.

Si la situation n’a pas été régularisée au bout de 45 à 60 jours, il est opportun de prendre attache avec son Conseil habituel pour faire le point sur les suites à envisager et savoir si une procédure contentieuse peut être lancée.

 

5. Comment optimiser sa stratégie de recouvrement amiable ?

La phase amiable n’est pas à négliger car elle permet souvent d’obtenir rapidement toute ou partie des sommes dues. Cette phase étantest sous la maîtrise du créancier ou de son Conseil, elle n’est donc pas sujette à l’aléa judiciaire.

En outre, un recouvrement amiable efficace permettra de limiter les impacts de la situation sur la trésorerie de l’entreprise et la relation commerciale avec le débiteur.

Pour optimiser cette phase et maximiser ses chances d’obtenir un règlement à l’amiable, il convient avant tout d’être vigilant sur les trois points suivants :

  • La réactivité et le suivi des délais (grâce à un logiciel ou une personne affectée), car les premiers mois sinon les 60 premiers jours sont déterminants ;
  • Garder le contact avec son débiteur pour comprendre ce qui l’a conduit à ne pas honorer sa part du contrat dans les temps : est-ce une difficulté de trésorerie, un mécontentement sur la commande ou la prestation réalisée, une négligence ou un oubli de bonne foi, etc. ?
  • Ne pas être trop conciliant car cela pourrait avoir pour seul effet de provoquer un enlisement de la situation qui réduirait considérablement l’efficacité de cette procédure de recouvrement amiable, voire aggraverait la dette. 

 

6. Est-ce vraiment utile de se faire accompagner dans une procédure de recouvrement ?

Suivre ses factures et encaissements n’est pas une tâche compliquée à réaliser. Il est donc très tentant d’essayer de faire des économies en gérant soi-même le recouvrement de ses factures pendant toute la phase amiable (c’est-à-dire, une fois l’échéance passée) voire au cours de la phase contentieuse.

Encore faut-il avoir le temps de s’y consacrer pleinement. A moins que l’entreprise ne dispose d’un service dédié à cette tâche, le temps passé au recouvrement des impayés est souvent perçu par les entrepreneurs comme autant de temps durant lequel ils ne peuvent pas développer leur chiffre d’affaires.

Confier tôt le recouvrement à un expert en la matière (après la seconde relance) présente trois avantages pour le créancier :

  • Se décharger d’une tâche qui peut vite s’avérer très chronophage ;
  • Débloquer la situation par la simple intervention de ce tiers ;
  • Préparer son dossier en prévision d’une éventuelle phase contentieuse.

 

7. Par qui se faire accompagner un avocat, un huissier ou une société de recouvrement ?

Le choix est large ! Certains se présentent comme des acteurs indispensables en matière de recouvrement. D’autres en réfèrent à leurs connaissances et compétences. D’autres encore revendiquent leurs tarifs apparemment moins onéreux face à celui d'un avocat. Qui croire ? Comment choisir ?

En réalité, les trois acteurs sont complémentaires :

  • La société de recouvrement pourra aisément gérer la phase amiable. Elle devra obligatoirement faire appel à un huissier pour procéder à la signification des actes de procédure et, au-delà d’une certaine somme, à un avocat pour défendre les intérêts du créancier dans le cadre d’une procédure contentieuse.
  • Outre la signification des actes de procédure, l’huissier de justice pourra lui aussi gérer la phase amiable. Comme la société de recouvrement, au-delà d’une certaine somme, il devra obligatoirement faire appel à un avocat pour défendre les intérêts du créancier dans le cadre d’une procédure contentieuse.
  • L’avocat pourra défendre les intérêts du créancier, en phase amiable et contentieuse. Ayant l’habitude de défendre les justiciables devant la Juridiction qui tranchera – au besoin - le litige en phase contentieuse, il va donc agir en conséquence dès la phase amiable. L’avocat mandatera bien entendu un l’huissier de justice pour la signification des actes de procédure.

Puisque l’efficacité et la réactivité priment en matière de recouvrement de créances, la multiplication des intervenants est donc à éviter car source de lenteur et d'accumulation de dépenses.

Pour ma part, lors du premier rendez-vous, je définis avec mes clients et partenaires la stratégie qui me paraît la plus opportune d’adopter. La procédure la plus efficiente à mettre en place est appréciée en fonction du montant de la créance et des enjeux commerciaux. Dans l’intérêt de mes clients et partenaires, il n’est pas rare que je recommande de mandater directement un huissier de justice.

                       

8. Quels sont les avantages et les inconvénients d’une procédure judiciaire ?

Les principaux inconvénients de lancer une procédure judiciaire sont les suivants :

  • La procédure est aux frais avancés par le créancier ;
  • Le coût d’une procédure contentieuse est parfois disproportionné au regard du montant de la dette ;
  • Les délais sont souvent longs.

Les principaux avantages d’une procédure judiciaire sont les suivants :

  • Obtenir un titre exécutoire qui ouvre droit aux mesures d’exécution forcées ;
  • Obtenir, outre le règlement de la créance (principal, intérêts, frais et accessoires), l’allocation de dommages et intérêts, ainsi que le prononcé par le juge de contraintes supplémentaires pour obliger le débiteur à s’exécuter ;
  • Bénéficier d’un nouveau délai d’action en recouvrement.

 

9. Quelles procédures sont envisageables ?

Plus la procédure envisagée est courte, plus elle est risquée pour le créancier.

Pour l’essentiel, le créancier aura le choix entre trois procédures :

  • La procédure d’injonction de payer est intéressante pour une dette d’origine contractuelle car elle est très rapide et peu onéreuse. Elle est cependant très risquée au regard de la prescription. Il faut impérativement surveiller ses délais et être bien accompagné.
  • La procédure de référé est rapide et de nature à influer sur le court de la prescription, mais elle suppose une dette incontestable.
  • Pour les autres cas, une procédure au fond s’impose. Elle est toutefois nettement plus longue.

 

10. Que peut nous enseigner un impayé ?

Faire traîner une dette n’est jamais une bonne solution, car l’écoulement du temps a un impact sur l’exécution spontanée (les 2 premiers mois sont déterminants) et l’exécution à la demande d’un juge (prescription).

L’impact sur la trésorerie du créancier n’est pas non plus à négliger.

En outre, ne pas traiter un impayé ne permet pas d’en comprendre la cause.

Ainsi, le créancier perd la possibilité de recueillir des informations importantes sur son client pour améliorer sa relation commerciale.

Il perd également la chance de pouvoir tirer les conclusions de cette situation, d’améliorer l’efficacité de sa stratégie de recouvrement et donc de réduire ses impayés !

Un impayé peut donc être une réelle opportunité pour le créancier !

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Ces éléments en mains, vous avez désormais de quoi faire évoluer efficacement votre stratégie de recouvrement !

Et si malgré tout cela n’est pas suffisant, n’hésitez pas à prendre attache avec votre Conseil afin d’apprécier avec lui les suites à envisager et l’opportunité des actions à lancer.